Componentes de Microsoft office 2007

 3.1 Botón Office

Una de las nuevas características introducidas en la versión 2007 es el botón Office, ubicado en la esquina superior izquierda. Hacer clic en este botón le da acceso a los comandos básicos como Abrir, Guardar e Imprimir, y comandos nuevos, como Listo o Publicar. Este botón aparece en Word, Excel, PowerPoint, Access y correo electrónico de Microsoft Outlook 2007.

El botón de Office incluye los siguientes comandos: 

• Nuevo. Crea un archivo nuevo
• Abrir. Se abre la carpeta Mis documentos, donde podemos seleccionar el archivo con el que queremos trabajar. También se puede seleccionar otras carpetas o elegir la vista en la que queremos ver el contenido.
• Guardar. Cuando guardamos el archivo por primera vez, la ventana es la misma que cuando guardamos el archivo como. Si el archivo se guardó previamente, este botón volverá a guardar el archivo con el mismo nombre, eliminando la versión anterior.

Dependiendo de la aplicación, al guardar se creará un archivo con extensión .docx, xlsx, .accdb, .pptx, que corresponde a archivos de Word, Excel, Access o PowerPoint. La opción destacable del menú Guardar nos permite decidir en qué tipo de archivo se guardará el documento. También puede especificar dónde guardar los archivos.

• Guardar como. Este comando se usa cuando queremos guardar el archivo en una ubicación diferente a la ubicación original o en un formato diferente.

Entre otras cosas, nos permite conectarnos a unidades de red. En las opciones generales podemos proteger el archivo con una contraseña abierta o de escritura. 

Además, podemos comprimir el tamaño de la imagen dependiendo del propósito del documento: envío por correo, uso en un proyector o visualización en una pantalla. 

El cuadro de diálogo Guardar como se usa comúnmente en Word, Excel y PowerPoint. En Access, los usuarios solo tienen el tipo de base de datos para guardar y otras opciones.

• Imprimir. Al hacer clic aparecen:
• Imprimir: mediante el cuadro Estado de diálogo que aparece, se puede seleccionar impresora, acceder a otras opciones de impresión...
• Impresión rápida: envía directamente el documento a la impresora predeterminada sin realizar ningún cambio.
• Vista preliminar: muestra la previsualización de lo que deseamos imprimir.
• Preparar. Prepara el documento para su distribución. Dispone de las siguientes opciones:
• Propiedades.
• Inspeccionar documento. 
• Cifrar documento: se agrega seguridad añadiendo cifrado al archivo.
• Restringir permiso: permisos de editar, copiar e imprimir dependiendo de la necesidad.
• Agregar una firma digital: asegura la integridad del documento agregando una firma digital no visible. 
• Marcar como final: establece el documento como versión definitiva y de solo lectura.
• Ejecutar comprobador de compatibilidad: se comprueba si se puede utilizar el archivo en versiones anteriores de Office. 
• Enviar. Envía una copia del documento a otras personas.
• Correo electrónico: envía directamente por mail el archivo abierto de la aplicación.
• Fax de Internet: se envía el documento como si fuese un fax. 
• Publicar. Prepara el documento para su distribución. Tiene las siguientes opciones.
• Blog: crea una nueva entrada de blog con el contenido del documento.
• Servidor de administración documental: se guarda el documento para ser compartido en un servidor de administración documental. 
• Crear área de trabajo del documento: es muy útil para trabajar de modo compartido con un archivo y mantener una copia sincronizada.

• Cerrar. Cierra el archivo y la ventana de este.
• Salir. Se sale de la aplicación y nos pregunta si queremos guardar los archivos que se van a cerrar. Vemos las opciones del botón de Office y estas cambian según la aplicación utiliada.

Si haces clic en "Opciones de Word" en el botón "Office", las opciones de esta aplicación se dividirán en diferentes categorías.

Así, a través de este menú es posible:

• Mostrar la barra de herramientas.
• Habilitar vistas previas.
• Cambiar el color de la aplicación. 
• Configurar el idioma. 

Entre las opciones del menú Mostrar se encuentra la posibilidad de mostrar marcas de formato específicas de la página y varias opciones de impresión.

Finalmente, el menú Personalizar determina qué elementos aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido.

Otros menús mucho más detallados disponibles en las opciones de Word son Complementos, Centro de confianza y Recursos.

3.2 Barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido aparece a la derecha del botón de Office. Se puede configurar haciendo clic en la flecha que aparece a su derecha. Los botones más utilizados de Microsoft Office aparecen por defecto: Nuevo, Abrir, Guardar, Vista previa…

Si queremos añadir más comandos, seleccionamos la opción "Comandos adicionales". Al seleccionar esta opción, aparecerá un cuadro de diálogo. Con la opción Contraer cinta, podemos mantener esta expresión al mínimo para que se vea como en versiones anteriores de Office. Además, se puede colocar la barra de herramientas en diferentes posiciones haciendo clic en el comando correspondiente.

3.3 Cinta de opciones

La cinta de opciones es una de las mejoras de Microsoft Office 2007 y reemplaza el menú principal y las barras de herramientas de Office 2003.

Esta cinta está presente en todas las aplicaciones de Office 2007 excepto en Outlook. 

El diseño de la cinta es intuitivo y fácil de usar. La cinta tiene pestañas, grupos de comandos por pestaña y la capacidad de mostrar cuadros de diálogo para cada comando. 

Las pestañas de la cinta incluyen Inicio, Insertar, Diseño de página y más.

Se mostrará una u otra según la aplicación de Office 2007 en la que estemos trabajando, Word, Excel, PowerPoint, Access…

Observamos que al pasar el ratón sobre cada una de las fichas, éstas se remarcan. 

También aparecen previsualizaciones de los formatos dados a la fuente de los textos sin necesidad de cerrar los cuadros de diálogos.

Además de las fichas que se ven en la cinta de opciones cuando se inicia una aplicación, existen fichas que aparecen solo cuando se necesitan.

Estas fichas son las herramientas contextuales y las fichas de programas.

3.4 Barra de estado

La barra de estado consta de las siguientes partes: 

• Barra de Zoom. Nos permite establecer el nivel del zoom con el que deseamos ver la presentación, documento de texto, hoja de cálculo…
• Junto al zoom nos muestran distintos modos o vistas del documento. En Word, las opciones de vista disponibles son Lectura de pantalla completa, Diseño de impresión... En Excel, por su parte, tenemos Vista previa, Diseño de página, Normal... 
• La barra de estado puede ser personalizada.

Estas opciones de la barra de estado varían según la aplicación de Office con la que estemos trabajando.

3.5 Panel de exploración

La barra de navegación no está disponible en todas las aplicaciones de Office 2007. La barra de navegación se usa en las siguientes aplicaciones.

Cuando abra una de estas aplicaciones, esta barra de navegación estará en el lado izquierdo de la pantalla. Para Access, representa los objetos que componen la base de datos: tablas, consultas, formularios…

Para PowerPoint, la barra de navegación muestra de manera diferente las diapositivas que componen la aplicación. en vestiduras. 

La mayoría de las cosas en Microsoft Office, la barra de navegación se puede personalizar para adaptarse a las necesidades de cada usuario.